Le Saskatoon Symphony vient de « rendre publique » l’ébauche de son nouveau plan stratégique et sollicite une vaste réaction publique sur la marche à suivre – grâce aux merveilleux documents Google. Voici ce qu’en dit Aaron Genest, membre du conseil d’administration du SSO :

« Nous avons amorcé le processus de planification stratégique il y a environ huit mois. Au cours des cinq ou six dernières années, le Saskatoon Symphony a été ciblé par les agences de financement, les commentateurs externes et la presse comme étant un organisme en détresse, suite à une mauvaise planification financière, des problèmes importants de ressources humaines et un public en diminution. Il  y a deux ans, d’importants changements ont été apportés à la gouvernance et à la gestion de l’organisation, grâce à un tout nouveau conseil d’administration, une nouvelle équipe de direction, un personnel administratif entièrement renouvelé et un nouveau directeur artistique par intérim. Même si nous ne pouvons affirmer que nous soyons sortis du bois, le moral est nettement meilleur, notre situation fiscale est à tout le moins comprise si non entièrement réglée et nos chiffres en salle ont considérablement augmenté, ce qui nous permet même d’affirmer que nous jouerons vraisemblablement à guichet fermé ce samedi, pour la première fois depuis des lustres.

Dans ce climat, nous avons réalisé qu’un plan stratégique solide, tourné vers l’avenir, était essentiel à la croissance (et à la survie) de l’orchestre. Cela ne s’est pas passé sans difficulté, comme vous pouvez l’imaginer, mais nous avons changé la donne complètement en innovant de façon importante et en déposant notre plan stratégique sur Google Docs.

Cela nous a permis d’intégrer graduellement divers intervenants aux membres ayant le droit d’éditer (et commenter) le document et, au cours des 8 derniers mois, 29 personnes dont des représentants d’agences de financement, des membres de la direction, du personnel et du conseil d’administration, des bénévoles et des musiciens ont tous pu faire des changements (identifiés par leur nom d’usager) et le document a évolué de façon considérable ce faisant.

Aujourd’hui, nous poussons la chose encore plus loin. Hier soir, nous avons annoncé à l’orchestre que le document peut maintenant être édité par tous. Les musiciens ont reçu un lien dans leur courriel ce matin et samedi soir, nous annoncerons le projet à une salle comble de mélomanes. Le département d’informatique de l’Université de Saskatchewan nous prêtera un certain nombre d’ordinateurs et les membres du public pourront s’installer devant un écran pour proposer leurs propres modifications au document, sur place, sans s’enregistrer.

Dans un mois, nous récolterons tous les commentaires et changements et tiendrons une assemblée (et une série d’ateliers) qui nous permettra de mettre le doigt sur le plus d’éléments critiques provenant de la communauté et de les intégrer en un plan stratégique réaliste pour l’organisation.

Comment pouvons-nous accomplir ceci? Deux raisons principales. 1) Google Docs a un système bien conçu qui nous permet de déterminer les modifications effectuées tout au long de l’historique du document, de retourner en arrière si le document est défiguré ou d’extraire des commentaires effacés par des usagers subséquents. Cela implique que, peu importe ce qui arrivera, nous saurons ce que les gens pensent. 2)  Nous pouvons partager un Google Doc sans connexion, ce qui permet aux gens d’entrer des changements avec un relatif anonymat – quelque chose de très important quand vous essayez de réparer un système “brisé ”. Nous avons besoin de savoir ce que les gens pensent et ils ont besoin de pouvoir s’exprimer, sans crainte de représailles de leurs pairs, d’autres membres de la communauté ou de l’organisation.

Nous pouvons aussi retracer le succès de notre entreprise en examinant les liens bit.ly, qui nous permettent de raccourcir les longues et lourdes URL Google.

Vous pouvez retrouver la version modifiable du document ici (ne vous gênez pas pour contribuer!) ici.

Vous pouvez retrouver l’original statique (sans les modifications) ici.

Profitez-en! »

Pour plus d’information, prière de visiter ici.